黨群建設
PARTY CONSTRUCTION
淺談辦公室蓋章資料管理
作者：
姜乾晟
來(lái)源：
行政辦公室
發(fā)布時(shí)間：
2020-03-05
自去年5月份,我正式接手集團印鑒管理相關(guān)工作至今，同事們見(jiàn)到我的第一句話(huà)往往是：“小姜，今天公章在么，要不要出差啊”，隨著(zhù)業(yè)務(wù)能力不斷提升，在印章管理過(guò)程中也產(chǎn)生了很多想法。下面就辦公室蓋章資料管理事宜談?wù)勏敕ā?/span>
一、當前辦公室蓋章資料管理存在的問(wèn)題。
一是歸檔資料的復雜性。根據2019年的蓋章統計，平均每天需要蓋章的資料大概12.2份，每天蓋章資料最多時(shí)可達30份，資料種類(lèi)主要有施工項目資料、人力資源材料、法務(wù)資料等，這些資料會(huì )無(wú)差別按照編號混合在一起全部移交檔案室進(jìn)行存檔，檔案室在存檔過(guò)程中也不會(huì )將重要的蓋章資料篩選出來(lái)保存，無(wú)法將蓋章資料按照保存時(shí)間長(cháng)短、所屬類(lèi)別等方式進(jìn)行歸檔。
二是歸檔資料的重復性。根據要求，所有的日常蓋章資料必須留有復印件或原件，必須掃描原件并按照編號歸檔至電腦中，合同必須保留一份原件并掃描至電腦中保存，這樣就會(huì )導致辦公室紙質(zhì)版存檔資料與各部門(mén)、所屬單位存檔資料出現重復，間接的導致檔案室工作的不斷疊加，不能達到標準化、合理化、規范化管理。
三是無(wú)法確定歸檔資料的時(shí)效性?！稒n案管理(暫行)辦法》提出集團每2年對各類(lèi)檔案進(jìn)行一次篩查鑒定，如果能按照分類(lèi)確定保存年限是否會(huì )簡(jiǎn)單一些呢。但是面對辦公室復雜的蓋章資料，辦公室人員無(wú)空閑時(shí)間對其進(jìn)行分類(lèi)，同樣無(wú)法確定各類(lèi)資料的保存期限，只能將之移交至檔案室，檔案室更無(wú)空閑時(shí)間對其進(jìn)行分類(lèi)，只能按照編號存放，導致辦公室蓋章資料保存年限到了卻無(wú)法及時(shí)的篩選出來(lái)，更甚者可能導致檔案室“只進(jìn)不出、越積越多”現象發(fā)生。
二、針對上述問(wèn)題的兩點(diǎn)建議
一是紙質(zhì)版蓋章資料按部門(mén)各自分類(lèi)存檔(合同除外)。在《檔案管理(暫行)辦法》中也明確存檔資料主要分類(lèi)有經(jīng)營(yíng)投標類(lèi)、合同類(lèi)、工程項目資料類(lèi)、財務(wù)類(lèi)、法律類(lèi)、人力資源類(lèi)、綜合類(lèi)，蓋章資料基本對應相關(guān)的部門(mén)機構，如果紙質(zhì)版蓋章資料歸各部門(mén)、所屬機構保存，這樣既能保證資料的分類(lèi)管理，同時(shí)也避免了存檔資料的重復性。
二是利用網(wǎng)絡(luò )平臺對蓋章資料進(jìn)行管理?，F在全國各地都在倡導無(wú)紙化辦公，集團的OA系統也為無(wú)紙化辦公提供了良好平臺，如果在OA系統上提交蓋章資料并通過(guò)領(lǐng)導審批，既避免了蓋章資料中途更換情況，也方便蓋章資料的存檔備查，并且OA系統還有可開(kāi)發(fā)性，例如在人事管理、資質(zhì)管理等方面都有很多可用之處。
就目前情況而言，集團辦公室蓋章資料管理還有很多改進(jìn)之處，我相信集團的辦公室蓋章資料管理會(huì )慢慢趨向規范化、合理化、標準化、系統化、現代化，同時(shí)也期待科技為集團發(fā)展帶來(lái)更高效、更便捷的辦公環(huán)境。